Bài viết "Khái quát về lưu trữ Việt Nam Cộng Hòa (1955-1975)"
TS. Nghiêm Kỳ Hồng
Sau khi Hiệp định Giơnevơ được ký kết (7-1954), đất nước ta bị chia cắt làm hai miền. Tình hình lưu trữ ở nước ta nổi lên một hình thế rất độc đáo là trên phạm vi cả nước, ở miền Bắc có công tác lưu trữ (CTLT) của Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa (VNDCCH); còn trên phần lãnh thổ phía Nam, bên cạnh CTLT của Nhà nước Việt Nam Cộng hòa (VNCH) - một chính quyền do đế quốc Mỹ dựng lên sau ngày đình chiến còn có CTLT của chính quyền cách mạng Cộng hòa miền Nam Việt Nam.
Ở miền Nam, ngày 7-7-1954, đế quốc Mỹ đưa Ngô Đình Diệm lên làm Thủ tướng, đồng thời đã tìm mọi thủ đoạn nhanh chóng hợp thức hoá và củng cố chính quyền Sài Gòn nhằm thống trị miền Nam bằng chủ nghĩa thực dân mới. Năm 1955, chính quyền Ngô Đình Diệm do Mỹ giật dây đã tổ chức một cuộc tổng tuyển cử giả hiệu, gọi là “trưng cầu dân ý”, đưa Ngô Đình Diệm lên làm Tổng thống của chính thể Việt Nam Cộng hòa (VNCH). Trải qua các thời kỳ Đệ nhất Cộng hòa (1955-1963), thời kỳ lực lượng quân đội nắm quyền (11/1963-4/1967) và Đệ nhị Cộng hòa (4/1967-4/1975), chính quyền Sài Gòn vì mục tiêu chính trị của mình đã có những quan tâm xây dựng CTLT trên phần lãnh thổ miền Nam do VNCH quản lý.
Hoạt động lưu trữ của VNCH diễn ra trong điều kiện chiến sự ác liệt giữa lực lượng cách mạng của chúng ta và phía đối phương là Mỹ - Ngụy, cùng với những cuộc đấu tranh tranh giành quyền lực giữa các lực lượng, phe nhóm khác nhau trong nội bộ chính quyền Sài Gòn đã làm cho tình hình miền Nam trở nên đầy biến động, bất ổn định về mọi mặt. Tình hình đó đặt ra nhiều khó khăn, trở ngại, tác động nặng nề đối với hoạt động lưu trữ của VNCH, một lĩnh vực vốn dĩ rất cần một môi trường kinh tế - xã hội hòa bình, ổn định để tồn tại và phát triển.
Trong giai đoạn 1955-1959, do phải tập trung cho nhiệm vụ xây dựng bộ máy chính quyền, tổ chức chống cộng, đàn áp các phong trào yêu nước, đấu tranh chống khủng bố, đòi hòa bình và các quyền tự do dân chủ của nhân dân miền Nam, nên CTLT của chính quyền Sài Gòn chưa được chú trọng. Hoạt động của các tổ chức lưu trữ được lập ra trong thời kỳ trước đó hầu như bị tê liệt.
Trước tình hình đó, từ năm 1959, chính quyền Sài Gòn thấy rằng phải sớm chấn chỉnh CTLT trên toàn bộ phần lãnh thổ miền Nam do VNCH quản lý và đã xây dựng CTLT trên 3 mặt hoạt động chủ yếu sau đây:
I. XÂY DỰNG HỆ THỐNG TỔ CHỨC VÀ ĐỘI NGŨ CÔNG CHỨC LƯU TRỮ
1. Xây dựng tổ chức lưu trữ mà trước hết là thành lập cơ quan quản lý CTLT trên phạm vi toàn miền là công việc quan trọng đầu tiên của chính quyền Sài Gòn.
Bộ trưởng Bộ Quốc gia Giáo dục trong văn bản số 3528/GD/PC ngày 5-3-1959 gửi Tổng thống VNCH thuyết trình về việc này đã nhận định rằng: từ năm 1945 đến năm 1959, công việc lưu trữ gặp rất nhiều trở ngại vì ảnh hưởng chiến sự, thiếu cán bộ chuyên môn, thiếu phương tiện thích hợp; nếu để tình hình đó kéo dài thì sẽ gây khó khăn, làm mất nhiều thời gian cho việc sưu tầm tài liệu và phục vụ nghiên cứu của các nhà sử học. Vì vậy, cần thành lập một tổ chức về lưu trữ để công việc này được tổ chức theo những phương pháp khoa học, thống nhất và chấm dứt tình trạng thiếu tổ chức của ngành lưu trữ1.
Từ yêu cầu đó, ngày 13-4-1959, Tổng thống VNCH đã ban hành Sắc lệnh số 86-GD về thiết lập Nha Giám đốc Văn khố và Thư viện toàn quốc trực thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục. Nha có nhiệm vụ chung là tiếp nhận, hướng dẫn và kiểm soát thư viện quốc gia và các thư viện công trong toàn quốc; tiếp nhận, lưu trữ các hồ sơ, tài liệu do các bộ, nha, sở gửi về lưu trữ; hướng dẫn và giúp đỡ về chuyên môn việc tổ chức và điều hành các sở, phòng lưu trữ trong toàn quốc; huấn luyện nhân viên các công sở thành những chuyên viên có khả năng phụ trách việc quản thủ thư viện hay lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
Tiếp đó, ngày 20-8-1959, Bộ Quốc gia Giáo dục đã ban hành Nghị định số 1118/GD/NĐ quy định nhiệm vụ và tổ chức của Nha Văn khố và Thư viện toàn quốc. Nhiệm vụ cụ thể của Nha về CTLT được quy định là tiếp nhận, lưu trữ, sắp xếp theo quy tắc nhất định những hồ sơ, tài liệu đã lâu quá 10 năm do các cơ quan Chính phủ gửi lưu trữ; thu thập, sắp xếp theo quy tắc nhất định và khôi phục lại những hồ sơ, tài liệu có tính cách lịch sử; cung cấp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho các cơ quan Chính phủ và các học giả; hủy bỏ những công văn, tài liệu xét không cần thiết khi có ý kiến của một hội đồng do Bộ Quốc gia Giáo dục chỉ định; huấn luyện các chuyên viên và mở các lớp tu nghiệp về chuyên môn lưu trữ, thu nhận các công chức do các cơ quan gửi tới tập sự về lưu trữ trong một thời hạn nhất định. Trong tổ chức bộ máy của Nha có Sở Lưu trữ công văn và Thư viện có nhiệm vụ thu thập những hồ sơ, tài liệu cũ do các cơ quan hành chính tại Sài Gòn và các tỉnh Nam phần, trung nguyên và cao nguyên trung phần gửi lưu trữ; phân loại và sắp xếp hồ sơ, tài liệu, lập các phiếu tra cứu theo các quy tắc nhất định; giao thiệp với các cơ quan công quyền hay tư nhân cần tài liệu lưu trữ và cấp bản sao tài liệu; trừ sâu mọt và ẩm ướt tại các kho lưu trữ bằng các biện pháp khoa học; hướng dẫn các cơ quan hành chính về lưu trữ công văn; tổ chức hủy bỏ hồ sơ, tài liệu cũ theo quy định; đặt mua dụng cụ và vật liệu đặc biệt cho các kho lưu trữ.
Ngày 19-7-1963, Bộ trưởng Bộ Quốc gia Giáo dục ban hành Nghị định số 1057-GD/PC/NĐ thiết lập Chi nhánh văn khố Đà Lạt trực thuộc Nha Văn khố và Thư viện quốc gia. Chi nhánh Đà Lạt có nhiệm vụ thu thập, sắp xếp, giữ gìn những hồ sơ, tài liệu cũ do các cơ quan hành chính tại cao nguyên và trung nguyên trung phần gửi lưu trữ; thu thập, sắp xếp, giữ gìn những tài liệu của Văn phòng Quốc trưởng Bảo Đại và Hoàng triều cương thổ; sắp xếp và phiên dịch mục lục châu bản của triều đình Huế; giữ gìn, sắp xếp các mộc bản; phân loại và làm phiếu các hồ sơ lưu trữ theo quy tắc nhất định; cung cấp bản sao tài liệu cho các cơ quan công quyền hoặc tư nhân có yêu cầu về tài liệu lưu trữ; tổ chức bảo quản tài liệu bằng các biện pháp khoa học...
Ngày 8-9-1971, Văn phòng Quốc vụ khanh đặc trách văn hoá đã ban hành Nghị định số 322-QVK/VH/NĐ thiết lập Chi nhánh văn khố Huế trực thuộc Nha Văn khố và thư viện quốc gia. Chi nhánh Huế có nhiệm vụ thu thập, sắp xếp, lưu giữ nhũng hồ sơ, tài liệu (kể cả tài liệu cũ) do các cơ quan hành chính và chuyên môn tại trung nguyên Trung phần chuyển giao; phân loại, thống kê hồ sơ. tài liệu lưu trữ (TLLT) theo quy tắc nhất định; giúp dỡ các cơ quan công quyền hay tư nhân tham khảo tài liệu và cấp bản sao hay bản trích lục tài liệu khi có nhu cầu; bảo quản tài liệu lưu trữ theo những biện pháp khoa học.
Ngày 28-1-1973, Thủ tướng VNCH đã ban hành Sắc lệnh số 18-SL/QVK/VH đổi tên (cải danh) Nha Văn khố và Thư viện quốc gia thành Nha Văn khố quốc gia và quy định điều chỉnh tổ chức, nhiệm vụ của Nha cho phù hợp với tình hình mới. Theo Sắc lệnh này, các nhiệm vụ thuộc về công tác thư viện được bàn giao cho Thư viện quốc gia. Nha Văn khố quốc gia tập trung thực hiện các nhiệm vụ về lưu trữ bao gồm: tổ chức, hướng dẫn và kiểm soát các trung tâm văn khố trong toàn quốc; tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của các Bộ, nha, sở và các cơ quan phụ thuộc gửi về lưu trữ...; hướng dẫn và giúp đỡ về chuyên môn đối với các sở, phòng lưu trữ trong toàn quốc; tổ chức bồi dưỡng; tổ chức và tu nghiệp về chuyên môn lưu trữ cho các công sở...
2. Cùng với việc thành lập và kiện toàn hoạt động của Nha Văn khố quốc gia, chính quyền Sài Gòn còn quan tâm xây dựng tổ chức lưu trữ trong các bộ, nha, sở ở trung ương, trong quân đội và ở các cơ quan hành chính địa phương để từ đó hình thành nên một hệ thống tổ chức các cơ quan lưu trữ từ TW đến các địa phương.
a) Tổ chức lưu trữ cấp bộ
Cùng với việc ấn định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của các bộ, tổ chức bộ máy đảm trách CTLT cũng được quy định ở nhiều cơ quan TW như Cảnh sát quốc gia, Bộ Thông tin, Bộ Nội vụ, Bộ Canh nông, Bộ Giáo dục, v v...
Mô hình tổ chức lưu trữ ở các bộ, ngành cũng rất khác nhau: có bộ có thành lập Phòng Lưu trữ riêng biệt, có bộ đặt bộ phận lưu trữ trực thuộc Phòng Hành chính, có bộ lưu trữ trực thuộc Phòng Công văn và có bộ lưu trữ kết hợp với thư viện thành Phòng Lưu trữ - Thư viện, v v ...
b) Tổ chức lưu trữ quân đội
Để phục vụ cho yêu cầu của hoạt động quân sự trên chiến trường miền Nam, tổ chức bộ máy làm CTLT đã được chính quyền Sài Gòn đã rất chú trọng.
Từ khi thành lập đến năm 1959, quân đội VNCH không có một cơ quan chuyên trách quản lý hồ sơ, tài liệu. Hồ sơ, tài liệu của các đơn vị chất đống dẫn đến việc tra tìm rất khó khăn. Để khắc phục tình trạng đó, Bộ Tổng tham mưu đã ban hành Sự vụ Văn thư số 001/TTM/L/TQT ngày 03-3-1960 thành lập Trung tâm Văn khố quân đội với nhiệm vụ tiếp nhận, lưu trữ và bảo tồn tất cả các hồ sơ, tài liệu có giá trị của quân đội; quản trị hồ sơ của các quân nhân (sĩ quan, hạ sĩ quan) và cung cấp các chứng từ cần thiết cho cựu quân nhân và thân nhân liệt sĩ; sưu tầm tài liệu tham khảo, tài liệu lịch sử và thỏa mãn mọi sự tham cứu của các cơ quan, đơn vị quân đội; xem xét giá trị các hồ sơ theo tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để tiêu hủy những hồ sơ không còn giá trị; quản trị các loại binh thư, sách báo nhằm thỏa mãn nhu cầu độc giả quân, dân chính. Đứng đầu Trung tâm Văn khố có một Chỉ huy trưởng, các bộ phận giúp việc có Ban Nghiên cứu, Thư viện, Hành chính yểm trợ, Khối Hồ sơ sự vụ cá nhân, Khối Quân bạ.
Đến năm 1964, các chi nhánh Văn khố Quân đội được chính thức thành lập theo Sự vụ Văn thư số 2217/TTL/3/4/K ngày 30-12-1964. Chi nhánh I tại Đà Nẵng để quản trị hồ sơ tài liệu của các đơn vị đồn trú trên lãnh thổ Quân khu I; chi nhánh II tại Quy Nhơn, quản trị hồ sơ ở Quân khu II; chi nhánh III tại Biệt khu thủ đô, quản trị hồ sơ ở Quân khu III và chi nhánh IV tại Cần Thơ, quản trị hồ sơ ở Quân khu IV.
Nhiệm vụ của các chi nhánh là tiếp nhận, lưu trữ và bảo tồn hồ sơ của Bộ Tư lệnh Quân khu, Bộ Chỉ huy Tiếp vận, các đơn vị và các cơ quan trực thuộc đồn trú trong Quân khu; cung cấp tài liệu tham khảo cho các cơ quan đơn vị; quản trị hồ sơ quân bộ binh sĩ thuộc các chủ lực quân, địa phương quân và cung cấp các chứng từ cần thiết cho cựu quân nhân và thân nhân tử sĩ; chọn lọc và chuyển về Trung tâm Văn khố các hồ sơ có giá trị lâu năm.
Để có nhân viên phục vụ trong hoạt động lưu trữ quân đội, Trung tâm Văn khố đã phối hợp với Trường Tổng quản trị tổ chức trong hai năm (1962-1963) được 5 khóa huấn luyện chuyên viên văn khố, kết quả đã đào tạo được 260 chuyên viên. Ngoài ra, Trung tâm Văn khố và các Chi nhánh Văn khố còn hướng dẫn thực tập cho nhân viên những cơ quan, đơn vị tân lập hay chưa có chuyên viên văn khố; tổ chức thanh tra kiểm tra định kỳ, tổ chức tập huấn, hội thảo để trao đổi kinh nghiệm.
Tóm lại, trong điều kiện chiến tranh hết sức khó khăn, chính quyền VNCH đã có nhiều cố gắng trong việc xây dựng tổ chức lưu trữ ở TW, trong đó đã tập trung xây dựng Nha Văn khố quốc gia, tổ chức lưu trữ quân đội, lưu trữ trong các bộ và cơ quan thuộc chính phủ. Các tổ chức lưu trữ ở cấp TW kể trên đã đóng góp tích cực trong CTLT của VNCH.
c) Tổ chức lưu trữ địa phương
Lưu trữ cấp tỉnh
Điều 2, Sắc lệnh số 86-GD quy định Nha Văn khố và Thư viện quốc gia có chức năng “… Hướng dẫn về phương diện chuyên môn việc tổ chức và điều hành các Sở, Phòng Lưu trữ trong toàn quốc…”. Các cơ quan trung ương và địa phương phải thành lập sở hoặc phòng để tổ chức và quản lý TLLT.
Năm 1967, trong kế hoạch tổ chức văn khố của Bộ Văn hóa Xã hội đã có kế hoạch tổ chức lưu trữ cấp tỉnh để bảo quản TLLT của các cơ quan, tổ chức địa phương. Năm 1968, Bộ này có Dự án tổ chức văn khố của Việt Nam Cộng hòa, trong đó trình bày kế hoạch tổ chức lưu trữ ở địa phương với 2 hệ thống kiểm soát: Tòa Tỉnh trưởng quản lý về phương diện hành chánh; Nha Giám đốc văn khố quản lý về phương diện chuyên môn2.
Luật Văn khố (năm 1973) của chính quyền VNCH ấn định Nha Văn khố quốc gia “Tổ chức và kiểm soát các cơ quan Văn khố địa phương”, và Điều 6 của Luật quy định “chính quyền trung ương và chính quyền địa phương có nhiệm vụ giúp đỡ một cách hữu hiệu việc thiết lập và tổ chức các cơ quan Văn khố quốc gia”.
Tình hình trên cho thấy, đã có nhiều dự án, kế hoạch và quy định về việc tổ chức lưu trữ cấp tỉnh đã được đặt ra. Tuy nhiên, trên thực tế, tổ chức lưu trữ cấp tỉnh của chính quyền VNCH vẫn chưa kiện toàn đúng mức.
Lưu trữ cấp xã
Cùng với những quy định tại Dụ số 57a ngày 24-10-1956, năm 1963, Tổng thống Ngô Đình Diệm đã ban hành Sắc lệnh số 45-NV ngày 03-5-1963 quy định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hành chính cấp xã. Trong Sắc lệnh này có một số điều quy định trách nhiệm của một số chức danh trong việc quản lý TLLT, cụ thể: “Thư ký xã phụ trách mọi công việc văn phòng và chấp giữ văn khố” (Điều 13), “Trưởng ban trị sự chấp giữ các sổ bộ và tài liệu có liên quan đến đến vấn đề kiểm tra nhân dân trong Ấp” (Điều 53), “Ủy viên kinh tế và tài chính chấp giữ các sổ bộ và tài liệu có liên quan đến vấn đề kiểm tra tài sản trong ấp” (Điều 57).
Như vậy, các văn bản trên là cơ sở pháp lý cần thiết để thành lập các tổ chức lưu trữ thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành từ hoạt động của các cơ quan địa phương. Tuy vậy, trên thực tế, do điều kiện chiến tranh nên bộ máy tổ chức lưu trữ ở địa phương (tỉnh, xã) chưa được thiết lập đầy đủ nên việc bảo quản, bảo vệ và tổ chức sử dụng tài liệu ở địa phương vẫn còn nhiều hạn chế.
Xây dựng đội ngũ công chức lưu trữ đã được quan tâm từ khá sớm. Chính quyền Sài Gòn đã chú trọng ban hành các quy chế về các ngạch công chức và tiêu chuẩn các ngạch công chức lưu trữ. Chức vụ Giám đốc Nha văn khố và Thư viện quốc gia được quy định phải là người có bằng cao học về lưu trữ - thư viện và ưu tiên cho người có thêm bằng cổ tự học. Trong Sắc lệnh số 40-GD ngày 22-4-1963, Tổng thống VNCH đã ấn định quy chế riêng cho ngạch công chức giám thủ văn khố và thư viện. Các ngạch công chức này có nhiệm vụ tổ chức và kiểm soát các thư viện công trên toàn phạm vi toàn miền; tổ chức văn khố quốc gia và hướng dẫn các phòng văn khố trong các cơ quan của Chính phủ về phương diện chuyên môn; nghiên cứu, soạn thảo thư tịch; tổ chức sở nạp bản TW, thi hành các luật lệ liên quan đến vấn đề nạp bản. Sắc lệnh còn quy định cụ thể về các bậc (đẳng cấp) và chỉ số lương, các chức vụ có thể được đảm nhiệm, vấn đề thi nhập ngạch, tổng số nhân viên của ngạch giám thủ văn khố và thư viện.
Hai Nghị định số 651 và 652-GD/PC/NĐ ngày 3-5-1963 của Bộ Quốc gia Giáo dục đã ban hành các quy chế riêng đối với hai ngạch công chức quản thủ văn khố và thủ thư văn khố với nhiều quy định chi tiết về nhiệm vụ, các bậc, chỉ số lương, điều kiện tuyển bổ, các chức vụ sẽ được bổ nhiệm của các ngạch công chức này3.
Đội ngũ công chức lưu trữ tuy không nhiều nhưng bước đầu đã hình thành từ các nguồn khác nhau như công chức từ thời Pháp được lưu dụng, công chức được gửi đi đào tạo ở nước ngoài và công chức được đào tạo, bồi dưỡng trong nước thông qua các khóa huấn luyện, tu nghiệp về nghiệp vụ lưu trữ công văn được mở ra từ rất sớm (năm 1956).
Tóm lại, những hoạt động về xây dựng tổ chức và đội ngũ công chức lưu trữ nêu trên đã góp phần hình thành hệ thống các cơ quan lưu trữ từ TW, trong quân đội và chính quyền địa phương (tỉnh, xã) của VNCH. Hệ thống tổ chức đó đã có những đóng góp tích cực đối với việc xây dựng và phát triển CTLT của VNCH. Những kết quả nổi bật như sớm xây dựng cơ quan quản lý CTLT toàn miền; ban hành Luật về “về văn khố tại Việt Nam”; bảo quản, bảo về nhiều khối tài liệu quan trọng, nhất là tài liệu lưu trữ của triều Nguyễn và Pháp thuộc đều gắn liền với những hoạt động có hiệu quả của các cơ quan lưu trữ VNCH.
Tuy vậy, việc xây dựng tổ chức và đội ngũ công chức lưu trữ của VNCH vẫn còn nhiều hạn chế như hệ thống tổ chức còn ở tình trạng “nặng đầu, nhẹ chân”, nghĩa là tổ chức bộ máy lưu trữ ở cấp TW khá hoàn chỉnh, nhưng ở cấp địa phương còn yếu kém; số lượng công chức lưu trữ còn thiếu; việc đào tạo bồi dưỡng chưa được tiến hành thường xuyên; chưa có những trường, lớp đào tạo chính quy các bậc trung cấp, cao đẳng hoặc đại học như chúng ta ngày nay.
II. XÂY DỰNG PHÁP LUẬT LƯU TRỮ
Pháp luật là công cụ quan trọng hàng đầu để quản lý CTLT ở bất cứ quốc gia nào. Ý thức được điều đó, chính quyền Sài Gòn đã quan tâm ban hành nhiều văn bản pháp luật cần thiết để quản lý CTLT ở miền Nam. Việc xây dựng pháp luật lưu trữ của VNCH thể hiện bằng việc ban hành nhiều văn bản pháp luật về xây dựng tổ chức, ban hành quy chế quản lý ngạch bậc công chức lưu trữ và nội bật nhất là ban hành Luật “về văn khố tại Việt Nam”.
1. Ban hành nhiều văn bản pháp luật về lưu trữ
a) Sắc lệnh số 86-GD ngày 13-4-1959 của Tổng thống VNCH về thiết lập Nha Giám đốc Văn khố và Thư viện toàn quốc trực thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục.
b) Nghị định số 1118/GD/NĐ Ngày 20-8-1959 của Bộ Quốc gia Giáo dục quy định nhiệm vụ và tổ chức của Nha Văn khố và Thư viện toàn quốc.
c) Sắc lệnh số 40-GD ngày 22-4-1963 của Tổng thống VNCH ấn định quy chế riêng cho ngạch công chức giám thủ văn khố và thư viện; sau đó, ngày 3-5-1963, Bộ Quốc gia Giáo dục ra hai Nghị định số 651 và 652-GD/PC/NĐ đã ban hành các quy chế riêng đối với hai ngạch công chức quản thủ văn khố và thủ thư văn khố.
d) Nghị định số 1057-GD/PC/NĐ ngày 19-7-1963 của Bộ trưởng Bộ Quốc gia Giáo dục về việc thiết lập Chi nhánh văn khố Đà Lạt trực thuộc Nha Văn khố và Thư viện quốc gia.
đ) Nghị định số 322-QVK/VH/NĐ ngày 8-9-1971 của Văn phòng Quốc vụ khanh đặc trách văn hoá về thiết lập Chi nhánh văn khố Huế trực thuộc Nha Văn khố và thư viện quốc gia.
e) Sắc lệnh số 18-SL/QVK/VH ngày 28-1-1973 của Thủ tướng VNCH về cải danh Nha Văn khố và Thư viện quốc gia thành Nha Văn khố quốc gia và quy định điều chỉnh tổ chức, nhiệm vụ của Nha cho phù hợp với tình hình mới, v v ..
2. Ban hành Luật số 020/73 ngày 26-12-1973 “về văn khố tại Việt Nam”
Ngày 27 tháng 01 năm 1973, Hiệp định Paris về chấm dứt chiến tranh lập lại hòa bình ở Việt Nam được ký kết. Tuy phải rút quân về nước nhưng đế quốc Mỹ đã không ngừng viện trợ về quân sự và kinh tế, tiếp sức cho chính quyền Sài Gòn. Nhờ sự chi viện của Mỹ, chính quyền Sài Gòn đã đề ra nhiều chủ trương, biện pháp nhằm tăng cường xây dựng bộ máy chính quyền và các mặt hoạt động khác. Những chủ trương đó có tác động thúc đẩy CTLT của VNCH phát triển, trong đó có việc xây dựng pháp luật lưu trữ.
Từ khi chế độ VNCH được thành lập cho đến năm 1973, chính quyền Sài Gòn đã ban hành một số sắc lệnh của Tổng thống, Thủ tướng và nghị định của Bộ Quốc gia Giáo dục hoặc Quốc vụ khanh đặc trách Văn hóa về CTLT; trên thực tế chưa có một văn bản pháp luật có giá trị pháp lý cao hơn cho lĩnh vực hoạt động này. Vì vậy, việc ban hành một đạo luật về lưu trữ là cần thiết.
Theo quy định về hoạt động lập pháp của VNCH, luật là văn kiện lập pháp do cơ quan lập pháp biểu quyết và cơ quan hành pháp ban hành. Từ quy định đó, sau khi được Quốc hội thảo luận và biểu quyết thông qua, ngày 26-12-1973, Tổng thống VNCH Nguyễn Văn Thiệu đã ký ban hành Luật số 020/73 “về Văn khố tại Việt Nam”4.
Luật gồm 4 chương, 14 điều với nội dung gồm 04 vấn đề cơ bản sau đây:
1) Giải thích khái niệm, quy định quyền sở hữu và thành phần tài nguyên văn khố quốc gia
Tài nguyên văn khố quốc gia (có thể hiểu là tài liệu lưu trữ quốc gia) là một khái niệm cơ bản được nêu lên trong Điều 1 của Luật. Cụ thể là: “Được coi là tài nguyên văn khố quốc gia và thuộc quyền sở hữu của quốc gia tất cả các văn kiện, tài liệu lịch sử hoặc hành chính do các cơ quan công quyền và các công lập sở sản xuất hay nhận được như thủ bản, ấn phẩm, bản đánh máy, bản in ronéo, bản chụp ảnh và vi ảnh, bản thâu trên phim ảnh, trên đĩa hát, trên băng ghi âm, trên băng đục lỗ, bản kỷ yếu v.v.”.
2) Quy định một số chế độ, nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ
a) Trách nhiệm giữ gìn tài liệu lưu trữ được quy định tại Điều 2: “Các cơ quan công quyền và công lập sở trong và ngoài nước có bổn phận gìn giữ nguyên văn các văn kiện, tài liệu cùng hồ sơ về hành chính và chuyên môn của cơ quan để chuyển giao cho các cơ quan văn khố sau một thời gian được ấn định ...”.
b) Thời hạn giao nộp tài liệu vào các cơ quan lưu trữ là: “Sau một thời gian được ấn định tổng quát là hai mươi (20) năm, ngoại trừ những văn kiện và tài liệu mà cơ quan phải lưu giữ lâu hơn vì lý do chuyên môn, an ninh quốc gia hoặc đời tư cá nhân”.
c) Nguyên tắc hủy bỏ tài liệu lưu trữ được quy định tại Điều 2, với những chi tiết như: “Việc hủy bỏ từng phần hay toàn bộ những văn kiện, tài liệu và hồ sơ chỉ được thi hành khi có sự thỏa hiệp của cơ quan phụ trách Văn khố Quốc gia và theo những điều kiện được ấn định bằng Sắc lệnh, ngoại trừ những trường hợp có chỉ thị hủy bỏ cấp thời những văn kiện tài liệu và hồ sơ vì lý do an ninh quốc gia”.
d) Giao nộp tài liệu của các cơ quan giải thể vào lưu trữ được quy định tại Điều 3: “Trước khi hủy bỏ một cơ quan công quyền hay một công lập sở, giới hữu trách có bổn phận bắt buộc cơ quan đó chuyển cho cơ quan Văn khố Quốc gia tất cả những tài nguyên văn khố quốc gia”.
đ) Từ đặc điểm của tài liệu lưu trữ, Luật quy định tài liệu lưu trữ quốc gia là “Bất khả di nhượng”, tức là không được phép dùng để biếu tặng, chuyển nhượng và “Bất khả thời tiêu” tức là phải đảm bảo tính bền lâu của tài liệu, càng gần với nguyên trạng ban đầu càng tốt, không hoặc hạn chế để cho tài liệu bị hư hại theo thời gian5.
e) Chế độ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định tại Điều 12: “Các công dân, cơ quan và đoàn thể công hay tư đều được quyền tham khảo miễn phí tất cả những thành phần tài nguyên Văn khố Quốc gia, ngoại trừ những tài liệu liên quan đến quốc phòng, an ninh và trật tự công cộng cùng các văn kiện “Mật”. Việc giải mật các tài liệu, văn kiện này sẽ được ấn định bằng Sắc lệnh” và ở Điều 13, quy định về chi phí khi khai thác sử dụng tài liệu là: “Các giám thủ hay quản thủ Văn khố phụ trách một kho Văn khố Quốc gia được quyền cấp phát có trả tiền cho công chúng những bản sao, bản trích lục và ảnh sao y như chánh bản các tài-liệu văn-khố luật định sau khi đã đối chiếu với bản chánh”.
3) Quy định tổ chức và điều hành các cơ quan Lưu trữ quốc gia, được quy định tại các Điều 5, 6 và 7; trong đó tại Điều 5 đã quy định rõ nhiệm vụ của Cơ quan phụ trách Văn khố Quốc gia (Nha Văn khố Quốc gia) là: 1) Tổ chức và quản trị Văn khố Trung ương; 2) Tổ chức và kiểm soát các cơ quan Văn khố địa phương; 3) Sưu tầm và quy hoàn các tài liệu văn kiện thất thoát.
4) Quy định về chế tài sử phạt và mức xử phạt những hành vi vi phạm pháp luật đối với tài liệu lưu trữ quốc gia
Điều 8 của Luật quy định: “những hành vi hủy hoại hay chiếm đoạt các tài liệu Văn khố Quốc gia sẽ bị trừng phạt theo luật lệ hiện hành”. Mức phạt cụ thể như sau:
a) Phạt giam từ 1 tháng đến 2 năm và phạt tiền từ năm mươi ngàn đồng (50.000$) đến năm trăm ngàn đồng (500.000$) hoặc một trong hai hình phạt đối với những người mua, bán, trao đổi, di nhượng các tài liệu thuộc thành phần TLLT quốc gia.
b) Phạt giam từ 1 tháng đến 5 năm và phạt tiền từ 50.000 đồng ($) đến 1.000.000 đồng ($) đối với những người vi phạm hay có ý định vi phạm (toan phạm) việc xuất cảng khỏi Việt Nam các TLLT quốc gia.
c) Ngoài hình phạt còn bắt bưộc phải hoàn trả các tài liệu là đối tượng trong các vụ vi phạm vào Văn khố Quốc gia.
3. Nhận xét
3.1. Chính quyền Sài Gòn đã rất chú trong đến việc xây dựng pháp luật lưu trữ. Vì vậy, chỉ trong một khoảng thời gian ngắn (1959-1975) đã ban hành khá nhiều văn bản quan trọng, mà tiêu biểu là việc ban hành Luật số 020/73 “về văn khố tại Việt Nam” . Luật cùng với một số văn bản pháp quy khác của VNCH ghi nhận những nỗ lực của nhà nước này trong hoạt động xây dựng pháp luật lưu trữ; ghi nhận sự quan tâm của chính thể VNCH đối với CTLT.
3.2. Pháp luật lưu trữ của VNCH đã đưa ra những quy định khá toàn diện về CTLT, trong đó chú trọng ban hành các văn bản pháp luật quy định chung về CTLT (luật lưu trữ), về xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ và đội ngũ công chức lưu trữ.
3.3. Quá trình xây dựng pháp luật đã có kế thừa những quy định hợp lý trong pháp luật lưu trữ của Pháp (quốc gia có nền hành chính phát triển cao trên thế giới, có luật lưu trữ từ cuối thế kỷ thứ XVIII) áp dụng cho Đông Dương và Việt Nam trong thời kỳ trước VNCH và tiếp thu những quy định pháp luật lưu trữ tiên tiến của các quốc gia Âu Mỹ phát triển sau này.
3.4. Ban hành Luật số 020/73 về Văn khố tại Việt Nam - đạo luật về CTLT đầu tiên ở nước ta là một sự kiện nổi bật trong CTLT của VNCH. Bởi vì:
a) Nội dung của Luật điều chỉnh tương đối toàn diện các vấn đề liên quan đến CTLT như giải thích các khái niệm cơ bản; quy định các chế độ, nguyên tắc chủ yếu về giữ gìn, thu thập, xác định giá trị, khai thác sử dụng TLLT; chế tài và các hình thức xử phạt các sai phạm trong CTLT; chức năng, nhiệm vụ của cơ quan lưu trữ TW, v.v.. Luật tuy rất ngắn gọn, nhưng lại rất cụ thể, có chế tài rõ ràng.
b) Luật đã kết hợp được các quy định pháp luật về lưu trữ trước đây của người Pháp ở Đông Dương và pháp luật lưu trữ của các quốc gia phát triển ngày nay. Luật được xây dựng trên cơ sở tiếp thu các quan điểm lập pháp hiện đại của các nước có nền lưu trữ tiên tiến trên thế giới, thể hiện ở 2 điểm cơ bản là:
- Luật không nhất thiết phải được ban hành để điều chỉnh trên một phạm vi rộng lớn, toàn diện, bao trùm toàn bộ hoạt động của một ngành, một lĩnh vực mà có thể chỉ để điều chỉnh kịp thời một hoặc một số vấn đề cần thiết phát sinh trong hoạt động của ngành. Cách làm đó giúp cho việc ban hành luật trở nên nhạy bén, kịp thời và thiết thực hơn.
- Luật không dừng lại ở dạng “luật ống”, luật khung mà luật đưa ra những quy định cụ thể; có hiệu lực kịp thời do không phải chờ đợi ban hành các văn bản dưới luật như đang diễn ra rất phổ biến ở nước ta hiện nay (Lưu ý: Luật lưu trữ 2011 phần nào đã khắc phục được hạn chế này).
3.5. Hạn chế của pháp luật lưu trữ của VNCH là: một số vấn đề rất cơ bản trong CTLT chưa được quy định đầy đủ hoặc còn rất chung chung (VD: tổ chức lưu trữ ở địa phương; các nguyên tắc, chế độ về CTLT, …); chỉ chú trọng điều chỉnh về hoạt động lưu trữ ở cấp TW còn các quy định về tổ chức lưu trữ ở địa phương và về các quy trình nghiệp vụ, các định mức, tiêu chuẩn áp dụng trong hoạt động lưu trữ lại còn rất sơ lược.
III. QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Lưu trữ VNCH cũng như hoạt động lưu trữ của bất cứ nhà nước nào đều hướng đến mục tiêu bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Trong những năm đầu (1954-1959) việc quản lý TLLT có rất nhiều khó khăn, trở ngại. Các cơ quan như bộ, nha, sở thường phải tự bảo quản tài liệu của mình, chế độ giao nộp tài liệu vào các kho lưu trữ chưa được thực hiện. Tài liệu trong các kho lưu trữ bị xáo trộn, hủy hoại, hư hỏng và mất mát rất nghiêm trọng.
Từ năm 1959 cho đến đầu thập niên 70, các cơ quan lưu trữ được thành lập và đã từng bước tiến hành thu thập và đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ hàng nghìn mét giá tài liệu của những thời kỳ lịch sử khác nhau, trong đó có những khối tài liệu quan trọng như:
1. Tài liệu thời phong kiến gồm các phông/sưu tập như: Châu bản, Mộc bản, Địa bạ triều Nguyễn, sổ bộ Hán Nôm, v v..6.
a) Châu bản triều Nguyễn là các văn thư hành chính hình thành trong hoạt động QLNN của triều Nguyễn từ 1802-1945. Châu bản triều Nguyễn hiện còn gồm hơn 770 tập tài liệu gốc, tương đương khoảng 85.000 văn bản của 11/13 triều vua nhà Nguyễn, trong đó lưu bút tích phê duyệt của 10 vị Hoàng đế trên văn bản. Đây là khối tài liệu hành chính duy nhất còn lưu giữ được của một vương triều phong kiến ở Việt Nam có giá trị nổi bật về nội dung bởi những thông tin phong phú, phản ánh toàn bộ lịch sử, đời sống kinh tế xã hội, con người Việt Nam thời kỳ bấy giờ. Châu bản triều Nguyễn còn mang giá trị lịch sử vô giá về chủ quyền lãnh thổ, biên giới, biển đảo của đất nước ta, khẳng định chủ quyền của Việt Nam đối với Hoàng Sa, Trường Sa.
Toàn bộ khối Châu bản triều Nguyễn hiện nay được lưu trữ, bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ. Do giá trị to lớn của nó, ngày 14 tháng 5 năm 2014, tại Hội nghị toàn thể lần thứ 6 Chương trình Ký ức thế giới khu vực Châu Á - Thái Bình Dương, “Châu bản triều Nguyễn” chính thức được ghi danh vào Danh mục Di sản tư liệu Chương trình Ký ức thế giới khu vực Châu Á - Thái Bình Dương của UNESCO năm 2014.
b) Mộc bản triều Nguyễn hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV, với số lượng trên 30 ngàn tấm gỗ khắc chữ của 152 đầu sách, tập trung chủ yếu theo 03 nhóm chính là: 1) chính sử như Khâm định, Thực lục, Chính yếu của triều Nguyễn; 2) các tác phẩm văn chương chính thống như Ngự chế văn, Ngự chế thi, các thánh chế của các hoàng đế triều Nguyễn; và 3) các tác phẩm kinh điển về nho học, sách học chữ nho, v.v.7. Ngày 31-7-2009, Mộc bản triều Nguyễn đã được UNESCO công nhận là Di sản tư liệu thế giới đầu tiên của Việt Nam.
c) Địa bạ triều Nguyễn là loại sổ ghi chép, thống kê tình hình ruộng đất của các làng xã. Còn được gọi là điền bạ, điền tịch, sổ điền. Loại sổ này có tác dụng giúp nhà nước nắm được tình hình ruộng đất của các làng xã, phục vụ cho việc thu tô thuế, quản lý điền thổ, ngăn ngừa sự tranh chấp, lấn chiếm và cướp đoạt ruộng đất. Do nội dung ghi chép tỉ mỉ và có độ chính xác cao, nên địa bạ có vai trò rất quan trọng đối với việc quản lý ruộng đất và thu tô thuế của chính quyền đương thời. Bởi vậy, địa bạ được coi là một trong những loại sổ sách hành chính quan trọng nhất của các vương triều Việt Nam.
2. Tài liệu thời Pháp thuộc gồm các phông/sưu tập như: Tòa Khâm sứ Trung Kỳ, Phủ Thống đốc Nam Kỳ, Hội đồng Tư mật Nam kỳ, Hội đồng Thuộc địa nam Kỳ, Sở Thương chính Nam Kỳ, Tòa Đốc lý Sài Gòn, Tòa Đốc lý Chợ Lớn, Văn phòng 14 tỉnh thuộc Nam Kỳ, cùng một số phông thời kỳ Chính phủ Quốc gia Việt Nam (1945-1954), v v ..
Trong khối tài liệu này có phông tài liệu Phủ Thống đốc Nam Kỳ gồm 2.435,5 mét với khoảng 73.000 hồ sơ với nội dung hết sức phong phú, có độ tin cậy cao, phản ánh đầy đủ và toàn diện các lĩnh vực chính trị, quân sự, an ninh, ngoại giao, kinh tế, văn hóa, xã hội … trong thời kỳ Pháp xâm lược VN (1858-1945). Phông Phủ Thống đốc Nam Kỳ với giá trị to lớn của tài liệu, với tính toàn vẹn và duy nhất đầy đủ của nó đang được các cơ quan lưu trữ VN lập hồ sơ trình UNESCO xem xét để công nhận là Di sản tư liệu thuộc Chương trình Ký ức thế giới7.
3. Tài liệu thời VNCH gồm các phông/sưu tập như: Phủ Tổng thống đệ nhất Cộng hòa, Phủ Tổng thống đệ nhị Cộng hòa, Phủ Thủ tướng, Hội đồng Quân nhân Cách mạng và nhiều bộ, nha, sở ở trung ương của chính quyền Sài Gòn, v v...8.
Tóm lại, trong hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ, chính thể VNCH còn lưu giữ được một khối lượng tài liệu rất lớn, với thành phần đa dạng, phong phú, có giá trị thông tin cao. Trong tài liệu VNCH để lại có nhiều tài liệu đặc biệt quý hiếm, có giá trị cao qua các thời kỳ lịch sử như bút phê của các hoàng đế triều Nguyễn trong các tập Châu bản, bản khắc các bộ sử của Quốc sử quán triều Nguyễn trong khối tài liệu mộc bản, sổ đăng ký tàu của Thương cảng Sài Gòn, trong đó có ghi ngày 5-6-1911 tàu La Tusơ Tơrêvin (La Touche Tréville) rời bến cảng Nhà Rồng đi Mácxây (Marseille) gắn với sự kiện người phụ bếp Văn Ba (Nguyễn Ái Quốc) ra đi tìm đường cứu nước, các tập văn bản luật, sắc luật, sắc lệnh của chính quyền Sài Gòn, trong đó có cả Bộ luật 10/59 ngày 6-5-1959 khét tiếng chống cộng của Tổng thống VNCH Ngô Đình Diệm, nhiều hồ sơ phản ảnh cuộc đấu tranh đòi chủ quyền của Việt Nam đối với các quần đảo Hoàng Sa và Trường Sa, v.v. cùng hàng vạn hồ sơ quan trọng khác. Hoạt động đó đã góp phần bổ sung khá nhiều hồ sơ, tài liệu quý giá, góp phần làm phong phú Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam ngày nay.
IV. NHẬN XÉT CHUNG
1. Hoạt động lưu trữ của VNCH (1955-1975) diễn ra trong điều kiện tình hình miền Nam nói chung và tình hình CTLT nói riêng có rất nhiều khó khăn, trở ngại: chiến sự xẩy ra liên miên, việc tranh giành phe nhóm trong nội bộ chính quyền Sài Gòn căng thẳng; hồ sơ, tài liệu phải di chuyển hồ sơ, tài liệu nhiều lần; nguồn nhân lực lưu trữ thiếu, ít được đào tạo; cơ sở vật chất, kho tàng bảo quản tài liệu quá thiếu thốn, chật hẹp, … Tình hình đó có ảnh hưởng rất lớn đến việc xây dựng và phát triển của lưu trữ VNCH.
2. Công tác lưu trữ của chính quyền Sài Gòn trong thời kỳ 1955-1975 đã đạt được những thành quả đáng ghi nhận trên nhiều mặt, trong đó nổi bật là:
2.1. Xây dựng được một hệ thống tổ chức lưu trữ từ TW đến địa phương.
2.2. Ban hành Luật “về văn khố tại Việt Nam”, 1973
2.3. Bảo quản, lưu giữ lại cho đất nước nhiều phông, sưu tập tài liệu quý hiếm, có giá trị lịch sự đặc biệt quan trọng, tiêu biểu như: Châu bản Triều Nguyễn, Mộc bản triều Nguyễn, Địa bạ, Phông Phủ Thống đốc Nam Kỳ, v v ..
3. Tuy vậy, do rất nhiều nguyên nhân về khách quan và chủ quan, tình hình CTLT dưới chính thể VNCH trước năm 1975 vẫn còn nhiều hạn chế như:
3.1. Tổ chức lưu trữ chủ yếu mới được củng cố ở cấp TW; hoạt động đào tạo bồi dưỡng công chức lưu trữ còn rất ít, chưa có một hệ thống đào tạo, bồi dưỡng công chức lưu trữ đủ mạnh.
3.2. Trong điều kiện chiến tranh ác liệt và những khó khăn khác về kinh tế - xã hội, chính quyền Sài Gòn chỉ mới quan tâm nhiều hơn khâu bảo vệ tài liệu; còn khâu tổ chức sử dụng nhằm phát huy giá trị của TLLT còn rất hạn chế.
3.3. Công tác quản lý tài liệu, đặc biệt là khâu bảo vệ, bảo quản tài liệu ở các cấp địa phương còn nhiều yếu kém do nhiều nguyên nhân khác nhau đã làm cho tài liệu bị thất lạc, mất mát, hư hỏng nặng nề; nhiều tỉnh, thành và nhất là ở cấp huyện, xã không còn lưu giữ được TLLT; cơ sở vật chất - kỹ thuật, kho tàng lưu trữ còn rất thiếu thốn, chưa đủ những điều kiện cần thiết để bảo quản lâu bền TLLT.
4. Lưu trữ VNCH để lại cho chúng ta những bài học kinh nghiệm bổ ích:
4.1. Quan tâm và đánh giá đúng giá trị của tài liệu lịch sử thời phong kiến, Pháp thuộc và đã nổ lực bảo quản, bảo vệ những khối tài liệu đó trong những điều kiện hết sức khó khăn (tổ chức các cơ quan chuyên trách như Nha Văn khố Quốc gia và Chi nhánh Văn khố Đà Lạt … để quản lý tài liệu; 3 lần di chuyển tài liệu châu bản, mộc bản, địa bạ … từ Huế vào Đà Lạt từ 6/1960-6/1961; di chuyển châu bản, địa bạ về Sài Gòn vì tình hình chiến sự ác liệt ở miền Trung - Tây Nguyên đầu năm 1975, vv..).
4.2. Sớm ban hành quy chế về các ngạch bậc và tiêu chuẩn công chức lưu trữ (1963). Những quy định về ngạch bậc này đã góp phần sắp xếp ổn định nhân sự cho ngành Lưu trữ; xác định rõ chức trách, nhiệm vụ, tiêu chuẩn nghiệp vụ của công chức, giúp cho việc tuyển dụng, đề bạt, chi trả lương bổng và cũng tạo động lực để những người làm lưu trữ nổ lực học tập, nâng cao năng lực, trình độ (CHXHCNVN có quy định về ngạch bậc, tiêu chuẩn công chức lưu trữ năm 1993).
4.3. Đầu tư xây dựng Luật lưu trữ từ rất sớm so với nhiều quốc gia khác (khởi thảo từ năm 1967, ban hành năm 1973)9:
STT | Quốc gia | Tên gọi của luật | Năm ban hành | Năm sửa/thay |
1 | Pháp | Luật lưu trữ | 1794 | 1979/2008 |
2 | Canada | Luật lưu trữ Quốc gia | 1912 | 1987 |
3 | Anh | Luật TLLT công | 1958 | 1967 |
4 | Việt Nam Cộng hòa | Luật "về văn khố tại Việt Nam" | 1973 |
|
5 | Úc | Luật lưu trữ công | 1983 | 2005 |
6 | Trung Quốc | Luật lưu trữ | 1987 | 1995 |
7 | Hàn Quốc | Luật quản lý TLLT công | 1999 | 2006 |
8 | Áo | Luật BV, BQ và sử dụng TLLT | 1999 |
|
9 | Malaixia | Luật lưu trữ quốc gia | 2003 |
|
10 | Nga | Luật công tác lưu trữ | 2004 |
|
11 | CHXHCNVN | Luật lưu trữ | 2011 |
|
5. Minh Mệnh là vị vua có công lao rất lớn đối với cải cách hành chính và lưu trữ triều Nguyễn. Từ nhận thức đúng đắn về giá trị của của tài liệu, nhà vua đã chỉ thị cho thượng thư Bộ Lễ Phan Huy Thực: “Khi mới đại định, thu nhặt được văn thư, sách vở của Tây Sơn rất nhiều, ý trẫm cho là vô dụng, nên gần đây cho đốt hết cả. Nay lại nghĩ chúng tuy bội nghịch, những việc chúng làm thật không đáng kể, song cũng là dấu tích một đời, kho sách chứa cất không nên thiếu sót. Nên tư giấy cho Bắc Thành hỏi khắp các cố gia và sĩ thứ ai có ghi chép được việc cũ của Tây Sơn từ năm Bính Ngọ trở đi, từ Nhâm Tuất trở lại, phàm một chính một lệnh và chiếu, sắc, tấu, sớ cùng mọi điều mục nhỏ mọn chúng đã làm, không nệ kỵ huý, không kể lời văn quê mùa hết thảy đem nộp quan sẽ lượng khen thưởng”10. Đó là một thái độ bao dung, đầy tính nhân văn và biết trân trọng di sản của quá khứ rất đáng để chúng ta suy ngẫm về tài liệu lưu trữ và CTLT của VNCH.
Chính thể VNCH cũng như hoạt động lưu trữ của VNCH đã lùi xa về quá khứ nhưng những kết quả về CTLT mà chính thể đó đạt được là rất đáng ghi nhận. Với thái độ khách quan và khoa học chúng ta cần tìm hiểu, nghiên cứu để từ đó khẳng định những việc làm hay, những kinh nghiệm tốt của lưu trữ VNCH. Đó là một việc làm rất cần thiết./.
Chú thích và tài liệu tham khảo:
1, 2. Tài liệu TTLTQG II, Phông Nha Văn khố và Thư viện quốc gia, hồ sơ 1062.
3. Nghiêm Kỳ Hồng, Một số vấn đề trong nghiên cứu về quản trị văn phòng và lưu trữ học, Nxb ĐHQG Tp. Hồ Chí Minh, 2014, tr.123.
4. Nghiêm Kỳ Hồng, Sđd, tr.136.
5. Theo ALA, Từ điển giải nghĩa Thư viện học và tin học Anh-Việt, Galen Press, Ltd, USA, 1996, tr.9.
6. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, Sách chỉ dẫn các phông, sưu tập lưu trữ bảo quản tại TTLTQG II, Nxb Tổng hợp Tp. Hồ Chí Minh, 2007, tr.17.
7. Nguyễn Thị Hiểu, “Về tính toàn vẹn và duy nhất của Phông tài liệu Phủ Thống đốc Nam Kỳ - tiềm năng Di sản thế giới”, Kỷ yếu Hội thảo Tài liệu phông Phủ Thống đốc Nam Kỳ - Tiềm năng di sản tư liệu, Nxb ĐHQG Tp. Hồ Chí Minh, 2014, tr.60.
8. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, Sđd, tr.171.
9. Bộ Nội vụ, Báo cáo số 2469/BC-BNV ngày 31-7-2009 về tham khảo kinh nghiệm nước ngoài về Luật lưu trữ.
10. Theo Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng, Lịch sử lưu trữ Việt Nam, Nxb ĐHQG Tp. Hồ Chí Minh, 2012.
